Politique de confidentialité

Quelles données nous conservons à votre sujet, pourquoi, combien de temps, et ce que vous pouvez en décider.

Dernière mise à jour : 18 septembre 2026

Qui traite vos données

• Le responsable du traitement est Ōmata Insurance, Justitiestraat 30, 2018 Anvers, hello@omata.be.
• Pour toute question relative à la vie privée, vous pouvez écrire à l’adresse e-mail ci-dessus.

Quelles données, et pourquoi

• Ce que vous tapez et envoyez dans le chat : la conversation elle-même, et les fichiers que vous y joignez. Nous les utilisons pour comprendre votre question, la traiter et vous aider plus rapidement ensuite — le contexte d’une conversation est précisément ce qui vous évite de tout réexpliquer.
• Qui la consulte : chez Ōmata, il s’agit aujourd’hui d’un collaborateur qui suit votre question. Pour qu’une réponse puisse être rédigée, le texte de la conversation est transmis au fournisseur du modèle de langage derrière l’assistant, repris ci-dessous sous « Avec qui ces données sont partagées » ; les fichiers que vous envoyez n’y sont pas transmis.
• Ce qui ne se produit pas aujourd’hui : nous n’enregistrons pas la conversation. Elle se trouve dans la mémoire de votre propre écran et disparaît lors d’un rechargement ; ce que vous nous envoyez par e-mail reste dans notre boîte de réception. Dès que nous conserverons les conversations, ce sera dans un environnement prévu à cet effet, avec une durée de conservation qui figurera ci-dessous.
• Sur quelle base juridique : nous traitons votre demande afin de préparer ou d’exécuter le contrat avec vous (article 6.1.b RGPD). Envoyer une newsletter est une autre finalité, reposant sur une autre base, et les deux ne se mélangent pas. La base juridique pour les données de prospects (qui ne sont pas encore clients) n’est pas encore déterminée.
• Pas pour autre chose : si une nouvelle finalité s’ajoute, elle figurera d’abord ici, et nous vous demanderons votre consentement lorsque celui-ci en est la base. Une finalité qui ne figure pas ici est une finalité pour laquelle nous n’utilisons pas vos données. Aucune donnée ne provient aujourd’hui d’autres sources : Ōmata démarre sans données clients existantes.

Traitement automatisé

• Un assistant IA mène la conversation. Cela est également indiqué littéralement : la fenêtre de chat mentionne « Vous discutez avec un assistant IA », afin qu’il n’y ait à aucun moment d’ambiguïté.
• Aucune police n’est conclue sans confirmation d’un expert en assurances. Une décision n’est donc jamais prise de manière entièrement automatisée (l’article 22 n’est donc pas d’application aujourd’hui) ; si cela venait à changer, le droit à une intervention humaine et à une explication resterait applicable.
• La prise en charge par IA pose aujourd’hui des questions pour clarifier votre situation ; elle ne recommande aucune police plutôt qu’une autre.

Avec qui ces données sont partagées

• Les assureurs auprès desquels une demande aboutit.
• Les fournisseurs qui traitent des données en notre nom : hébergement, e-mail, WhatsApp, le fournisseur du modèle de langage derrière l’assistant. Chacun d’eux devrait disposer d’un contrat de sous-traitance ; cette liste ne pourra être complète qu’une fois chaque fournisseur choisi. Le fournisseur d’hébergement n’est pas encore fixé.
• Microsoft, pour les statistiques de visite (Microsoft Clarity) sur les quatre pages publiques du site — pas sur « Mon dossier », et pas dans la fenêtre de chat : celle-ci est expressément masquée, afin qu’aucun mot d’une conversation ne se retrouve dans un enregistrement de session. Clarity ne se charge qu’après votre consentement via la bannière de consentement, et Microsoft n’agit pas pour notre compte mais comme responsable du traitement propre, en partie sur des serveurs situés aux États-Unis, sur la base de sa certification au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework). Ce que Clarity dépose précisément, et ce que Microsoft en fait, figure dans la Politique en matière de cookies.
• Nous conservons vos données au sein de l’Espace économique européen. Si Ōmata fait appel à un sous-traitant qui traite des données en dehors de cet espace, cela ne se fait que sur une base de transfert valable ; pour Microsoft Clarity, celle-ci est indiquée ci-dessus.

Combien de temps, et quels droits

• Combien de temps nous conservons les données. Le RGPD ne fixe pas de durée : les données ne peuvent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité (article 5.1.e). Là où la loi belge impose une durée, nous la suivons ; là où aucune durée légale ne s’applique, nous la gardons courte.
  • Une conversation ou une demande qui n’aboutit pas à une police : 1 an après votre dernier contact avec nous.
  • Un dossier client, avec ce que nous avons consigné de vos exigences et besoins : 10 ans après la fin du contrat. Il s’agit du délai de prescription d’une action contractuelle, qui couvre les délais plus courts du droit des assurances (3 ans pour une action découlant de la police, 5 ans pour l’action de la personne lésée).
  • Les données bénéficiant d’une protection renforcée, comme les données de santé lors d’un sinistre : pas plus longtemps que le dossier pour lequel elles étaient nécessaires, et ensuite uniquement tant que court le délai de prescription de ce dossier.
  • Les factures et autres pièces comptables : 7 ans, et 10 ans là où l’obligation de conservation en matière de TVA ou la loi anti-blanchiment l’impose.
  • Cookies et données de mesure : la durée figure par cookie dans la Politique en matière de cookies.
• Vos droits : accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition, et le retrait du consentement lorsque celui-ci en est la base.
• Comment exercer ces droits : via hello@omata.be. Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles.
• Pour Microsoft Clarity en particulier, une distinction s’applique entre deux volets. Pour le volet Ōmata — si Clarity est actif sur ce site, et les deux cookies déposés par Ōmata elle-même (voir la Politique en matière de cookies) — vous exercez vos droits auprès d’Ōmata, de la même manière que ci-dessus. Pour le volet Microsoft — ce que Microsoft fait des données après réception, en tant que responsable du traitement propre — vous vous adressez à Microsoft lui-même, via les droits décrits dans la propre déclaration de confidentialité de Microsoft.