Privacybeleid

Welke gegevens wij van u bijhouden, waarom, hoe lang, en wat u daarover kan beslissen.

Laatst bijgewerkt: 18 september 2026

Wie verwerkt

• De verwerkingsverantwoordelijke is Ōmata Insurance, Justitiestraat 30, 2018 Antwerpen, hello@omata.be.
• Met een privacyvraag kan u terecht op bovenstaand mailadres.

Welke gegevens en waarvoor

• Wat u in de chat typt en meestuurt: het gesprek zelf, en de bestanden die u bijvoegt. Wij gebruiken dat om uw vraag te begrijpen, ze te behandelen en u daarna sneller verder te helpen — de context van een gesprek is precies wat u een tweede uitleg bespaart.
• Wie het bekijkt: bij Ōmata is dat vandaag een medewerker die uw vraag opvolgt. Om een antwoord te laten schrijven gaat de tekst van het gesprek naar de aanbieder van het taalmodel achter de assistent, hieronder bij "Met wie gedeeld"; de bestanden die u meestuurt gaan daar niet naartoe.
• Wat er vandaag niet gebeurt: wij leggen het gesprek niet vast. Het staat in het geheugen van uw eigen scherm en is weg bij een herlading; wat u ons mailt, blijft in onze mailbox. Zodra wij gesprekken wél opslaan, gebeurt dat in een omgeving die daarvoor is ingericht, met een bewaartermijn die hieronder komt te staan.
• Op welke rechtsgrond: uw aanvraag behandelen doen wij om de overeenkomst met u voor te bereiden of uit te voeren (artikel 6.1.b AVG). Een nieuwsbrief sturen is een ander doel met een andere grond, en die twee lopen niet door elkaar.
• Niet voor iets anders: komt er een nieuw doel bij, dan staat het eerst hier, en vragen wij uw toestemming waar toestemming de grond is. Een doel dat hier niet staat, is een doel waarvoor wij uw gegevens niet gebruiken. Uit andere bronnen komt er vandaag niets: Ōmata start zonder bestaande klantendata.

Geautomatiseerde verwerking

• Een AI-assistent voert het gesprek. Dat staat er ook letterlijk bij: het chatvenster vermeldt "U praat met een AI-assistent", zodat dat op geen enkel moment onduidelijk is.
• Er wordt geen enkele polis afgesloten zonder dat een verzekeringsexpert dat bevestigt. Een beslissing wordt dus nooit volledig automatisch genomen (artikel 22 is daarmee vandaag niet aan de orde); wijzigt dat ooit, dan geldt alsnog het recht op menselijke tussenkomst en op uitleg.
• De AI-intake stelt vandaag vragen om uw situatie te verduidelijken; ze beveelt geen enkele polis aan boven een andere.

Met wie gedeeld

• De verzekeraars bij wie een aanvraag terechtkomt.
• De leveranciers die namens ons gegevens verwerken: hosting, mail, WhatsApp, de aanbieder van het taalmodel achter de assistent. Elk daarvan hoort een verwerkersovereenkomst te hebben; die lijst kan pas volledig zijn zodra elke leverancier gekozen is.
• Microsoft, voor de bezoekersstatistieken (Microsoft Clarity) op de vier publieke pagina's van de site — niet op "Mijn dossier", en niet in het chatvenster: dat staat uitdrukkelijk gemaskeerd, zodat geen woord uit een gesprek in een sessieopname terechtkomt. Clarity laadt alleen na uw toestemming via de toestemmingsbalk, en Microsoft handelt daarbij niet namens ons maar als eigen verwerkingsverantwoordelijke, mede op servers in de Verenigde Staten, op basis van zijn certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework. Wat Clarity precies zet, en wat Microsoft daarmee doet, staat in het Cookiebeleid.
• We bewaren uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte. Zet Ōmata een verwerker in die daarbuiten gegevens verwerkt, dan gebeurt dat alleen op een geldige doorgiftegrond; voor Microsoft Clarity staat die hierboven.

Hoe lang en welke rechten

• Hoe lang wij iets bijhouden. De AVG noemt geen vaste termijn: gegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig is voor het doel (artikel 5.1.e). Waar de Belgische wet een termijn oplegt, volgen wij die; waar geen wettelijke termijn geldt, houden wij het kort.
  • Een gesprek of aanvraag die niet tot een polis leidt: 1 jaar na uw laatste contact met ons.
  • Een klantendossier, met wat wij over uw wensen en behoeften optekenden: 10 jaar na het einde van de overeenkomst. Dat is de verjaringstermijn van een contractuele vordering, en ze dekt de kortere termijnen uit het verzekeringsrecht (3 jaar voor een vordering uit de polis, 5 jaar voor de vordering van een benadeelde derde).
  • Gegevens die extra bescherming krijgen, zoals gezondheid bij een schadegeval: niet langer dan het dossier waarvoor ze nodig waren, en daarna alleen zolang de verjaringstermijn van dat dossier loopt.
  • Facturen en andere boekhoudkundige stukken: 7 jaar, en 10 jaar waar de btw-bewaarplicht of de antiwitwaswet dat oplegt.
  • Cookies en meetgegevens: de termijn staat per cookie in het Cookiebeleid.
• De rechten: inzage, correctie, wissen, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar, en het intrekken van toestemming waar die de grond is.
• Hoe u die rechten uitoefent: via hello@omata.be. U kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
• Voor Microsoft Clarity specifiek geldt een onderscheid tussen twee delen. Voor het Ōmata-deel — of Clarity op deze site actief staat, en de twee cookies die Ōmata zelf plaatst (zie het Cookiebeleid) — oefent u uw rechten uit bij Ōmata, op dezelfde manier als hierboven. Voor het Microsoft-deel — wat Microsoft na ontvangst met de gegevens doet, als eigen verwerkingsverantwoordelijke — wendt u zich tot Microsoft zelf, via de rechten die beschreven staan in Microsofts eigen Privacyverklaring.